Często zadawane pytania na temat rzecznika

• Czym zajmuje się rzecznik?

  Pracownicy mają prawo informować o okolicznościach, które wskazują na naruszenie prawa lub przepisów wewnętrznych. Informacje te odbiera zewnętrzny zaufany organ w postaci rzecznika. Oferuje on prawnie chroniony i poufny obszar konsultacji poza firmą. Informuje on sygnalistę o jego prawach i dalszym sposobie postępowania. Biuro rzecznika przekazuje informacje do osoby kontaktowej w firmie tylko za zgodą sygnalisty. Sygnalista nie zostanie wymieniony z nazwiska. Biuro rzecznika może być zaangażowane w ten proces jako osoba zaufana. Jest ono w każdej chwili do dyspozycji sygnalisty jako punkt kontaktu.  

• Kto może skontaktować się z biurem rzecznika?

  Z biurem rzecznika mogą kontaktować się m.in. pracownicy, dostawcy, partnerzy dystrybucyjni oraz klienci.

• Jakie informacje przyjmuje biuro rzecznika?

  Biuro rzecznika przyjmuje informacje o naruszeniach prawa oraz o naruszeniach wewnętrznych. Jego głównym celem jest ujawnianie przestępstw gospodarczych i księgowych oraz szkód majątkowych, a także zapobieganie im. Można jednak zgłaszać także przypadki naruszeń zasad wewnętrznych oraz obowiązków dochowania staranności w zakresie przestrzegania praw człowieka.

• Czy mogę mieć pewność, że biuro rzecznika przekaże informacje tylko w dozwolonym przeze mnie zakresie?

  Tak. Sygnalista sam decyduje o tym, jakie informacje przekazuje biuru rzecznika oraz które informacje biuro rzecznika przekaże firmie w następnym kroku. Tylko w przypadku nadużycia, tj. w przypadku umyślnie sfałszowanych informacji, biuro rzecznika jest upoważnione do dalszego przekazania informacji, nawet wbrew woli sygnalisty. Biuro rzecznika przekaże wtedy taką informację przy pierwszym kontakcie.

• Czy korzystanie z usług biura rzecznika jest odpłatne?

  Nie, każdy może bezpłatnie korzystać z usług biura rzecznika.

• Czy mogę skontaktować się z biurem rzecznika anonimowo?

  Tak, sygnalista może skontaktować się biurem rzecznika anonimowo. Zasada ta obowiązuje już przy pierwszym kontakcie. Na życzenie biuro rzecznika zachowuje anonimowość sygnalisty wobec firmy.

• Co dzieje się z przekazywaną przeze mnie informacją?

  Zgłoszenie sygnalisty zostanie sprawdzone pod kątem przestrzegania prawa i wewnętrznych zasad firmy oraz uwzględniania interesów wszystkich zaangażowanych stron. W tym celu, po uprzednim sprawdzeniu, biuro rzecznika przekazuje informacje osobie kontaktowej w firmie.

• Czy mogę skontaktować się z biurem rzecznika w sprawie statusu postępowania?

  Sygnalista może w dowolnym momencie skontaktować się z biurem rzecznika w celu uzyskania informacji o statusie postępowania. Biuro rzecznika powiadomi sygnalistę o wyniku postępowania w zakresie dopuszczalnym prawnie najpóźniej po zamknięciu sprawy.

• Czy po kontakcie z biurem rzecznika staje się ono „moim adwokatem”?

  Nie, biuro rzecznika nie może reprezentować sygnalisty w jakimkolwiek postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Z tego powodu nie może ono również podejmować żadnych kroków w celu egzekwowania indywidualnych praw lub roszczeń sygnalisty na drodze sądowej.

• Czy biuro rzecznika rzeczywiście jest niezależne?

  Tak. Biuro rzecznika jest samodzielnym i niezależnym podmiotem, niepodlegającym jakimkolwiek wytycznym ze strony firmy co do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Biuro rzecznika po własnej, rzetelnej kontroli decyduje, czy i w jakim stopniu może przekazać sprawę firmie.

• W jaki sposób nawiązać kontakt po raz pierwszy?

  Pierwszy kontakt można nawiązać z poziomu platformy (link do kontaktu), w drodze rozmowy telefonicznej, e-mailowo, SMS-em, pocztą albo podczas osobistej rozmowy.

• Czy mogę w dalszym ciągu kontaktować się z dotychczas odpowiedzialnymi podmiotami w firmie?

  Tak. Do dyspozycji każdego pracownika niezmiennie pozostaje odpowiedni członek kadry kierowniczej, rada pracownicza oraz wszystkie znane mu punkty kontaktu.

• Czy, jako sygnaliście, przysługuje mi ochrona?

  Tak. Każdy sygnalista jest chroniony. Nie będzie tolerowane jakiekolwiek działanie odwetowe wobec sygnalisty.

• W jaki sposób zapobiega się naruszeniom w placówce (donosy)?

  Mimo niezmiennie wyrażanego sceptycyzmu przypadki donosicielstwa w biurze rzecznika zdarzają się bardzo rzadko. Mimo to zaufany organ na początku rozmowy informuje sygnalistę o tym, że nadużycie systemu whistleblowingu nie będzie tolerowane, a także że w przypadku umyślnego, a zatem świadomego nadużycia rzecznik będzie zobowiązany do przekazania firmie personaliów sygnalisty. W każdym wypadku w razie umyślnego nadużycia systemu whistleblowingu pracownikowi grożą konsekwencje dyscyplinarne. 

• W jaki sposób zapewniane są ochrona i bezpieczeństwo danych?

  Biuro rzecznika zapewnia przestrzeganie ustawowych obowiązków przechowywania danych oraz innych postanowień z zakresu ochrony danych. Gromadzone dane osobowe ograniczają się do informacji na temat tożsamości sygnalisty oraz osób dotkniętych danym incydentem.

• Czy natychmiast dowiem się, że ktoś przekazał informacje na mój temat?

  Nie. Istnieje domniemanie niewinności. Każde zgłoszenie sygnalisty zostanie sprawdzone pod kątem przestrzegania prawa i wewnętrznych zasad firmy z uwzględnieniem interesów wszystkich zaangażowanych stron. Dopiero po zakończeniu kontroli zostanie podjęta decyzja o potencjalnych dalszych krokach.

• Co się stanie, jeśli przekażę informacje, które ostatecznie okażą się nieprawdziwe?

  O ile informacje zostaną przekazane w dobrej wierze, to znaczy nie dojdzie do ich umyślnego zafałszowania, sygnalista nie musi obawiać się jakichkolwiek konsekwencji.

• Czy muszę zgłosić się do biura rzecznika, jeśli podejrzewam naruszenie przepisów?

  Nie, korzystanie z usług biura rzecznika jest dobrowolne. To dodatkowy punkt kontaktu.

• Czy mogę udać się do biura rzecznika osobiście?

  Tak. W każdym momencie istnieje możliwość, aby po uzgodnieniu terminu osobiście spotkać się z zaufanym organem i przeprowadzić poufną rozmowę.

• Czy w czasie pracy wolno kontaktować się z biurem rzecznika, a nawet udawać się do biura?

  Tak.

• Czy otrzymam powiadomienie, kiedy przekazane przeze mnie informacje zostaną przetworzone?

  Tak. Biuro rzecznika albo firma powiadomi sygnalistę o wyniku postępowania w zakresie dopuszczalnym prawnie najpóźniej po zamknięciu sprawy.

• Czy rzecznik musi wyjawić moją tożsamość, jeśli zostanie wezwany na świadka w postępowaniu karnym albo cywilnym?

  Nie. Jeśli rzecznik zostanie wezwany na świadka w postępowaniu karnym czy cywilnym bądź postępowaniu innego rodzaju, wskaże imiona i nazwiska oraz tożsamość konsultujących się z nim sygnalistów tyko wtedy, gdy otrzyma na to wyraźną zgodę ze strony firmy i sygnalisty.

• Czy mogę zwrócić się do biura rzecznika i dopiero na koniec rozmowy zadecydować, czy sprawa powinna zostać przekazana firmie?

  Tak. Można w pełni poufnie skontaktować się z biurem rzecznika na początkowym etapie. Rzecznik poinformuje sygnalistę o jego prawach na początku rozmowy. W takim wypadku dopiero na koniec rozmowy sygnalista podejmie decyzję, czy i w jakiej formie informacje powinny zostać przekazane firmie.

• Z jakimi osobami w firmie kontaktuje się rzecznik?

  Rzecznik przekazuje informacje o stanie faktycznym swoim osobom kontaktowym w firmie bez podania tożsamości sygnalisty. Zespół osób kontaktowych składa się z pracowników szczebla kierowniczego z działów prawnego, HR, bezpieczeństwa koncernu i kontroli.

• Czy powinienem/powinnam zgłosić się do biura rzecznika, jeśli takie zgłoszenie mogłoby doprowadzić także do mojej odpowiedzialności karnej?

  Z biurem rzecznika można skontaktować się także wówczas, kiedy sygnalista ma do przekazania informacje, które mogłyby doprowadzić do jego odpowiedzialności karnej. Po pierwsze rzecznik może poinformować sygnalistę o jego prawach, a po drugie samodzielne zgłoszenie się w ramach istniejącego stosunku pracy jest oceniane pozytywnie, a w toku ewentualnego postępowania sądowego może wpłynąć na złagodzenie kary.

• Czy rzecznik jest zobowiązany do tego, by przekazać prokuraturze informacje o czynie zabronionym?

  Nie. Jedynie w bardzo wąskim, wyjątkowym zakresie, w przypadku najpoważniejszych czynów zabronionych każdy jest zobowiązany do zawiadomienia prokuratury o możliwości popełnienia przestępstwa.

• Jak wygląda postępowanie z informacją, która dotyczy samej osoby kontaktowej w firmie?

  W takim wypadku rzecznik może zwrócić się bezpośrednio do kierownictwa firmy.

• Jak długo zajmuje zakończenie sprawy?

  Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Niektóre zawiadomienia można przetworzyć w ciągu zaledwie kilku godzin. Z kolei w przypadku bardziej skomplikowanych incydentów prace mogą trwać nawet kilka tygodni.